こんにちは、とみぃーです！
「メールを見落としがち」、
こんなことで悩んでいる人はいませんか？
今回は、メールを見落としがちな方へのひとつの提案です。
コミュニケーション
メールには必要な連絡もあるのに、大量の広告DM等も来る場合もあります。
その中に、必要なメールが埋もれてしまうこともしばしばです。
メールを見落とすのは、「コミュニケーションへの不安」
があるからでいょうか？
見落とされる項目を説明すると、
- コミュニケーションスキルの不安：メールは文字だけで相手とコミュニケーションを
取る手段です。顔や声の表情がないため、自分の意図が正しく伝わらないのではない
と不安を感じるのかと思います。 - 表現力の制約：口頭でのコミュニケーションでは言葉遣いやトーンを瞬時に調整でき
ますが、メールではその機会が限られるため適切な言葉選びやトーンの設定が難しい
と感じることがあります。 - 非言語コミュニケーションの不足：メールでは、非言語コミュニケーション要素
（表情、ジェスチャー、声の抑揚など）が欠落しています。
これにより、相手が自分のメッセージをどのように受け取るか予測するのが難しく、
不安を感じることがあります。 - コミュニケーションの遅延：メールはリアルタイムでないため、返信が遅れることが
あります。そのため、返信が遅れることへのプレッシャーや、相手に対する適切な
タイミングでの返信を考えることが苦手な人もいます。 - フォーマットやエチケットへの不安：メールには一般的なフォーマットやビジネス
メールのエチケットが存在し、これを守る必要があります。これに不慣れな人は、
正しいフォーマットやエチケットを守ることに対する不安を感じるかもしれません。 - 受け手の想像力への依存: メールでは相手の想像力に頼って、自分の意図や感情を
理解してもらう必要があります。これが難しい場合、自分のメッセージが相手に
適切に伝わらないのではないかと不安を感じることがあります。
これらの要因が重なり合って、メールを書くことが苦手な人が多いと考えられます。
しかし、練習や適切な指針に従うことで、メールのスキルを向上させることは十分に
可能です。
メールを書くの大変！
では、何が大変で、何が不安なのでいょうか。
物販のビジネスメールを例とした場合
- たくさんのお客様に連絡をするのが大変
- イベントの後などのお礼連絡が疲れていて負担
- 受注、発送、入金などの各段階の連絡が面倒
- 何度も集客の連絡をするのが気が重い
「連絡」は、誰でもが苦手です。
学校での連絡網、近所の回覧板、毎年書く年賀状…昔から、連絡は面倒なものでした。
SNSなどの普及で、人と繋がる数が圧倒的に増えたこのもあると思います。
便利になった以上に、人と連絡を取り繋がり続ける負担はむしろ増しているかもしれ
ません。
そんな連絡が”グッと楽”になる方法を探ってみましょう。
本当に楽になる連絡の自動化
ビジネスが波に乗っている人で、ひとりひとりに手動で連絡（メール）をしている人
はいないでしょう。
ある程度「自動化」をしています。
最近では、様々な連絡方法がありますが、今でも欠かせない「メール」をベースに
説明していきます。
”ゼロイチ”という言葉があります。
ビジネスに限らず、何でも”立ち上げ時”が一番大変です。
初期段階で後が楽になるシステムを作り上げておけば、
本当に楽なのです。
ビジネスのインフラ整備に必要なものなので、このために道具を整え、
その使い方をマスターすれば、無駄な労力もなく驚くほど時間が増えてくる
はずです。準備しなかった人との差が、質として大きく変わってくるのです。
特に大切なこと
時間をつくるのには限度があります。
時間をつくるには
・仕事をしている間、・育児や介護をしている間、・旅行に行っている間、
・食事を楽しんでいる間、・寝ている間
”連絡システム”は粛々と仕事をしてくれます。
こうした状況中に、”連絡システム”は
「心がこもっていない」「寄り添っていない」と、
抵抗を感じる方もいるかもしれません。
その心配は無用です。
生み出されたた時間を別のところに当てましょう。
やらなければならない事の時間に当てればよいのです。
楽なだけではなく、どんどん良い仕事ができるようになっていきます。
・必要最低限の雑務に振り回されている
・雑務は最低限に、サービスの本筋に向き合えている
あなたはどちらになりたいですか？
最後まで読んでいただき、ありがとうございました😊